长春东方职业学院学生档案管理规定
发布时间： 2023-03-18 14:44
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长春东方职业学院学生档案管理规定
（2007年8月10日院长办公会议讨论通过）
为进一步加强学生档案管理，完善学生档案建档、保管、利用和投递等工作程序，特制定下列学生档案管理规定。
一、学生档案管理范围
1．凡国家计划内招收的学生档案。
2．学生未毕业，因某种原因中途离校的学生档案。
3．学生毕业后，未找到工作，因某种原因滞留的学生档案。
二、学生档案归档范围
1．高中（中专）阶段档案，高考报名登记表以及高考报名志愿表；
2．学生登记表、毕业生登记表；
3．成绩（学年成绩、军训成绩、教育实习成绩）；
4．总结（鉴定）；
5．证明材料；
6．政审结论；
7．党（团）籍材料；
8．奖（惩）材料；
9．健康体检表；
10．就业报到通知书；
11．其他可供组织参考的有保存价值的材料。
三、学生档案归档时间
1．各院（系）辅导员在新生入学后两个月内将新生档案、党（团）籍材料等收齐，按归档要求进行整理。
2．每年度11月中旬各院（系）辅寻员为新生开始建立档案。
3．各院、系辅导员把档案整理完毕后，到学生处领取新档案袋，在新档案袋上，按学号顺序标好学生的姓名、专业、档案编号（学号）。然后在每个学生的档案中，附一份档案目录。
4．新生入学后，档案未能及时到达的，由学生本人负责到原教育管理部门或学校索要，必须在三个月内交学生处，否则后果自负。
5．学生的奖（惩）材料每学期末前归档。
6．学生的入党材料在其被批准转正后的半个月内归档；团员的入团材料在其被批准后的半个月内归档。
7．《社会实践评定表》、《劳动成绩登记表》均应在社会实践、劳动结束后一个月内归档。
8．学生登记表、高校毕业生登记表、成绩档案、体检表等材料均由各院（系）辅导员在学生离校前统一归档。
四、学生档案归档材料要求
1．必须是办理完毕的正式文件材料。
2．必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间。
3．必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字。
4．档案材料一律用蓝黑墨水笔填写。
5．学生因某种原因提前离校或退学，要将有关材料及时归档，任何单位和个人不得将其材料随意销毁或丢失。
五、学生档案的利用
1．学生档案属机密文件，一般不予借出，如必须借出使用时，时间一般不得超过七天，期满后应及时归还。借出后不得涂改，不得少页增页。档案管理人员应在借出者归还档案时和借阅者核对、清点档案内材料。
2．外单位人员（用人单位或特殊事情）需要查阅学生档案，利用者必须持单位介绍信和查阅人的身份证，任何个人不得查阅和借阅个人及其直系亲属的档案。
3．凡是查阅和借阅本院学生档案，利用单位必须是主管学生工作人员，因工作需要可查、借阅学生档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料。要注意保护档案，不得损坏。
4．查阅借阅学生档案的单位，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要利用档案材料取证，必须由主管学生工作的领导批准，方可复制拍摄。
六、学生档案的转递
转递工作分集中发档和平时发档两种形式。
1．集中发档：每届毕业生派遣完，各院（系）派人集中发档。分为装、转两个程序。装封由各院（系）负责；转递由学生处以机要形式负责转递。
2．平时发档：由学生处工作人员完成，发档时必须持有调档函或就业通知书，按调档函或就业通知书上所标地址和单位以机要形式发出，不得邮寄或自带。
3．自动退学、开除学籍的学生档案，学生本人可将档案自行带走，由工作人员做好登记。
4．档案转出一个月后未收到者，可通过学校介绍，按邮寄“机要编号”到长春市机要局查询。
5．转出的档案材料如因特殊情况遗失，应与学生处取得联系，确认档案丢失后，经学院负责人批准后，方可重新建档。
七、收取档案管理费
学生在校期间不收档案管理费。学生毕业后因欠费、或未找到工作等原因滞留的档案。从毕业时开始，无偿保管两年，两年后，每月收取档案代管费15元，一年收取180元。
本规定于2007年9月1日起执行。
